Konfigurationsanleitung für die Urlaubsplanung und -verwaltung in SharePoint 2013

1. Erste Schritte

Für die Nutzung der Urlaubs- und Personalplanung sind ein paar erste Schritte notwendig.

2. Verwaltergruppe festlegen

Als erstes müssen Sie unter Weitere Einstellungen die Verwaltergruppe festlegen. In der Verwaltergruppe legen Sie den Namen der SharePoint Gruppe fest, die Zugriff auf alle Daten bekommt. Dies muss direkt am Anfang definiert werden. Gruppen können unter Websiteeinstellungen->Websiteberechtigungen angelegt und verwaltet werden.

3. Konfiguration des Resturlaubs

Die zweite wichtige Einstellung ist die des Verfalls des Resturlaubs, da diese sich auch alle neu erstellten Teammitglieder auswirkt und deren Urlaub zu dem definierten Zeitpunkt kappt.

4. Teamkontakte der Urlaubsverwaltung

Danach müssen Sie die Mitarbeiter mit den entsprechenden Stammdaten, dem SharePoint Login und den urlaubsspezifischen Daten hinterlegen.

Die Einstellungen im  einzelnen:

• Feiertagskalender: hier wird der entsprechend gültige Feiertagskalender für den Mitarbeiter angelegt. Ist diese noch nicht hinterlegt, kann dieser hier neu definiert werden.
• Urlaubstage pro Jahr: Die für das aktuelle Jahr gültigen Urlaubstage 
• Vertreter: hier definieren Sie die Mitarbeiter, die als Vorschlag für eine Vertretung des Mitarbeiters herangezogen werden. Über die Spalte aktuelle Position kann die Reihenfolge der Anfrage bestimmt werden.(siehe auch Genehmigungsreihenfolge)
• Genehmigungsreihenfolge Vertreter: Bestimmt die Reihefolge in der Anträge beim Vertreter ankommen und ob alle oder nur ein Vertreter zustimmen muss
• Vorgesetzte: Nachdem die Vertreter zugestimmt haben werden die hinterlegten Vorgesetzten benachrichtigt. Hierbei kann die Reihenfolge durch die Spalte aktuelle Position verändert werden. (siehe auch Genehmigungsreihenfolge.
• Genehmigungsreihenfolge Vorgesetzte: wie Genehmigunsreihenfolge Vertreter (siehe oben)

5. Konfiguration der Sonderurlaube

In den Sonderurlaube werden die im Unternehmen gültigen Regelungen zum Sonderurlaub hinterlegt.

6. Weitere Einstellungen für die Urlaubsplanung

• (Urlaubs)Verwalter-Gruppe: Diese Gruppe hat vollen Zugriff auf alle Urlaubsdaten
• Anweisungsportal Wartezeit: Anzeigezeit des Pop-Up für hinterlegte Anweiseungen (über Websiteeinstellungen)
• Resturlaub verfällt am: Unternehmensrichtlinie wann der Urlaub des Vorjahres gekappt wird

7. Konfiguration der Absenderadresse für E-Mails

Damit die E-Mails für die Urlaubsanträge und Urlaubsgenehmigungen etc. korrekt zugestellt werden können, müssen Sie eine Absenderadresse für E-Mails einrichten. Wie das geht, stellen wir Ihnen in einer gesonderten Anleitung vor. In dieser Anleitung wird ebenfalls beschrieben wie Sie den Posteingang sowie die Absender E-Mail-Adresse konfigurieren.Klicken Sie hierfür auf folgenden Link http://sharepointtemplate.userecho.com/topics/78-wie-konfiguriere-ich-eingehende-e-mails/ bzw. geben Sie "Wie konfiguriere ich eingehende Mails" in die Suche ein.